Facebook
Twitter
Privacy
PRIVACYBELEID PETANQUE FEDERATIE VLAANDEREN vzw

GDPR – General Data Protection Regulation

De Petanque Federatie Vlaanderen vzw, verder afgekort met PFV, hecht zeer veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens die haar worden verstrekt. Daarom voert de vereniging een strikt beleid dat beoogt om steeds vertrouwelijk en integer om te gaan met de gegevens van alle aangesloten leden zodat ieders privacy kan worden gerespecteerd en gewaarborgd. De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt op en met gegevens. Daaronder valt o.a. het verzamelen, bewerken, opslaan en verwijderen van data.

Als PFV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebben over dit onderwerp dan kan u contact opnemen via onderstaande gegevens:
Petanque Federatie Vlaanderen vzw, Zuiderlaan 13 te 9000 Gent
Telefoon +32 9 243 11 40
Mail secretariaat@pfv.be

1. Bron van gegevens

Leden

De ‘leden’ van PFV worden opgesplitst in 2 groepen. Zo heeft de federatie enerzijds toegetreden leden en anderzijds effectieve leden.

Een petanqueclub kan zich bij de PFV aansluiten indien de club uit minstens 12 leden bestaat, een bestuur heeft bestaande uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en sportleider of sportmonitor. Daarbij neemt de club zelf de beslissing of ze een recreatieve of competitieve club wordt. Een club die zich wil aansluiten kan een informatiepakket terugvinden op de website www.pfv.be onder het tabblad ‘Downloads’, alsook een document om de samenstelling van het bestuur door te geven aan de federatie.

Een speler kan zich enkel bij de federatie aansluiten via een club. Hiervoor vult hij/zij de aansluitingsfiche competitief of recreatief lid in dat terug te vinden is op de website van PFV onder het tabblad “download” puntje 3 “ledenbeheer”- aansluiting. Dit document overhandigt de speler aan de club waarbij hij/zij zich wil aansluiten. De club gaat op haar beurt de gegevens die ze heeft verkregen indienen in Axoclub, het systeem dat PFV gebruikt voor het ledenbeheer, op die manier komen de gegevens bij de federatie.

Er gelden 4 wettelijke gronden voor de PFV om jouw persoonsgegevens te verwerken:
1. wettelijke verplichting (1): de verwerking van data en persoonsgegevens wordt opgelegd door een wet, een decreet, ...
2. contractuele basis (2): gegevens worden opgevraagd in functie van de uitvoering van een overeenkomst. Hierbij wordt een lid aanzien als een klant en het lidmaatschap is een vorm van contract.
3. gerechtvaardigd belang (3): wanneer het doel, de rechten en de redelijke privacy-verwachting van een speler niet wordt geschaad. Een voorbeeld is het versturen van een nieuwsbrief.
4. ondubbelzinnige toestemming (4): als actief om toestemming is gevraagd waarbij een speler zelf kan aangeven om al dan niet akkoord te gaan.

Effectieve leden zijn diegenen wiens naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de raad van bestuur.

Vrijwilliger

Een vrijwilliger geeft bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst zelf zijn gegevens op. Door het geven van toestemming voor gebruik van zijn gegevens en de ondertekening van het vrijwilligerscontract gaat de vrijwilliger akkoord met wat beschreven staat.

2. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt ?

Deontologische codes

PFV hecht veel belang aan de volgende deontologische codes: Gewettigd verblijf, Mensenhandel en Tewerkstelling van sporters met een arbeidsovereenkomst. Deze deontologische codes worden bewezen aan de hand van een geldig document uitgaande van de bevoegde overheid. Enkel wanneer je geen enkele van deze codes overschrijdt, mag/kan je lid worden van de PFV.

Leden

De PFV heeft als doel om de petanque sport te bevorderen in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest door het promoten en organiseren van recreatieve en competitieve sportactiviteiten gericht naar zowel jeugd als volwassenen, valide evenals invalide personen. PFV wil de beoefening van de petanque sport waarborgen op ieder prestatieniveau op een gezonde en veilige wijze met garantie voor kwaliteit, integriteit en rationaliteit. PFV wil streven naar een optimale samenwerking binnen de eigen federatie en met externe organisaties.

Uw persoonsgegevens worden door de PFV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

sportieve taken:
- begeleiden, coördineren en organiseren van de competities en clubs;
- coördineren en organiseren van de zomer- en wintercompetities op provinciaal, Vlaams en nationaal niveau;
- Verzamelen en publiceren van competitieresultaten;
- Begeleiden van jeugd;
- Organiseren van trainingsmomenten voor de jeugd;
- Organiseren van een jaarlijks sportkamp voor de jeugd;
- Afvaardigen, organiseren en begeleiden van atleten naar binnen- en buitenlandse tornooien;
- Afvaardigen, organiseren en begeleiden van atleten naar Europese- en Wereldkampioenschappen;
- Organiseren en coördineren van Beach Petanque-tornooien;
- Organiseren van Europese- en wereldkampioenschappen
- …

Extra sportieve taken:
- Administratieve taken: e-mail en telefoonverkeer;
- Lidmaatschappen van clubs en spelers in orde brengen;
- Vierjaarlijks sportbeleidsplan opstellen;
- Boekhouding van de federatie en opvolgen van de boekhouding per provincie;
- Nieuws verspreiden via onze website, Facebookpagina, Twitteraccount;
- Viermaandelijks Petanque SPORTmagazine voor alle competitieve leden en onze partners;
- Jaarlijks twee petanquereizen, waarvan één in het voorjaar en één in het najaar;
- Jaarlijks ‘Dag van de Veteranen’ en ‘Dag van de Besturen’ organiseren;
- …

- de leden op de hoogte te houden van de geplande activiteiten via rechtstreekse e-mails (toestemming betrokkene);
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Clubs

Iedere speler die lid is van de PFV is aangesloten bij een club. Deze clubs zijn dan weer aangesloten bij PFV. De clubs brengen de spelers samen en bieden hen de mogelijkheid om zowel georganiseerd als recreatief de petanquesport uit te oefenen. Elke club zit gehuisvest in een petanquelokaal waar de faciliteiten, nodig om de sport te beoefenen, aanwezig zijn.

Vrijwilligers

De PFV doet op meerdere momenten doorheen het jaar beroep op vrijwilligers. De persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt in functie van de vrijwillige prestatie of eventuele toekomstige prestaties.

Persoonsgegevens worden door de PFV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om als vrijwilliger ingezet te kunnen worden voor de activiteit van de PFV;
- om de vrijwilliger te kunnen contacteren voor of tijdens het vrijwilligerswerk;
- om het aantal vrijwilligers na te gaan (bv. bij een evenement);
- om de taken te verdelen onder de vrijwilligers;
- om een overzicht te hebben van de mensen die zich aanbieden;
- om de vrijwilligers te verzekeren tijdens hun prestatie;
- om (optioneel) de vrijwilligers een vergoeding te kunnen uitkeren;
- om gecontacteerd te kunnen worden i.v.m. vrijwilligerswerk in de toekomst;
- om op de hoogte gebracht te worden van toekomstige activiteiten.

3. Toestemming om persoonsgegevens te verwerken

Leden

De federatie maakt voornamelijk gebruik van persoonsgegevens die wettelijk verplicht zijn of op contractuele basis worden opgevraagd.

Volgende persoonsgegevens zijn wettelijk verplicht om te verwerken: naam, voornaam, adres, postcode, gemeente, land, geboortedatum, INSZ-nummer, nationaliteit, geslacht, clubnaam, club-ID, aard lidmaatschap.

Voor volgende persoonsgegevens wordt door PFV toestemming gevraagd om deze te mogen gebruiken: telefoon, gsm-nummer, e-mailadres.

Vrijwilligers

Een vrijwilliger geeft zelf zijn persoonsgegevens op bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst. Gegevens waarbij PFV toestemming vraagt tot gebruik zijn:
- doorgeven van telefoon/ gsm-nummer en/of e-mailadres aan verantwoordelijke activiteit;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens de voorbereidingen van het evenement;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens het vrijwilligerswerk;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres na het vrijwilligerswerk (uitnodiging latere evenementen, nieuwsbrief,…);
- bijhouden van gegevens in Excel-lijst zodat de federatie de vrijwilliger kan contacteren voor latere activiteiten;
- bij eventuele vergoeding van het vrijwilligerswerk kan ook de rekeningnummer worden gevraagd.

4. Wie binnen PFV verwerkt/heeft toegang tot persoonsgegevens?

Slechts een beperkt aantal mensen hebben toegang tot de persoonsgegevens die door PFV worden verzameld, verwerkt, opgeslagen,… Op het algemeen secretariaat van PFV wordt een overzicht bewaard van personen die persoonsgegevens verwerken/ kunnen raadplegen, alsook wordt hun bevoegdheid vermeld in dit overzicht. Indien u deze gegevens wil doornemen kan u een afspraak maken door een mail te sturen naar secretariaat@pfv.be.

5. Beeldmateriaal

Drie maandelijks maakt de PFV een sportmagazine op, leden van de PFV kunnen een abonnement nemen op deze magazines. Het sportmagazine is bedoeld om de leden te informeren. Zowel upcoming events, speciale gelegenheden als partners worden vermeld in het magazine. De artikels worden aangevuld met foto's van personen. De PFV zal steeds toelating vragen voor ze een foto in het magazine plaatst.

Wanneer er tornooien, reizen,... hebben plaatsgevonden verschijnen er foto's op de website en Facebookpagina van PFV.

6. Verstrekking aan derden

Onder “derde” wordt een natuurlijke persoon, een rechtspersoon, een feitelijke vereniging of een openbaar bestuur verstaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken.

Leden

De persoonsgegevens van de leden van de PFV worden niet aan derden doorgegeven (ook geen commerciële organisaties) met uitzondering van:
- Sport.Vlaanderen: in functie van de decretale bepalingen van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector. Dit is louter voor interne werking.
- Vlaamse organisatie voor Internationale Volkssporten: dit is de koepelorganisatie waar de PFV lid van is. Op jaarbasis dient de federatie haar ledengegevens door te geven in functie van de hierboven vermelde decretale bepalingen om als VIV zijnde erkend én gesubsidieerd te worden. Dit is louter voor interne werking.
- Persoonsgegevens worden gedeeld met leden van de bestuursorganen en commissies van de vereniging indien een bepaalde situatie hierom vraagt. Voorbeeld: doorgeven van alle jeugdleden met naam en e-mailadres om hen uit te nodigen voor een infomoment, het doorgeven van een e-mailadres om een boete te bezorgen wegens forfait op een tornooi,…

Daarnaast maakt PFV gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …).

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Vrijwilligers

Persoonsgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer) worden via een Excel-bestand gedeeld met de tornooileider van het evenement waarvoor de vrijwilliger zich aanbiedt. Dit beperkt zich tot de nodige info om de vrijwilliger te kunnen identificeren en eventueel te kunnen contacteren indien nodig.

7. Uw rechten omtrent uw gegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, recht op bescherming van zijn fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Uiteraard heeft u als drager van uw persoonsgegevens het recht om op uw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te brengen of een inkijk te nemen in uw geregistreerde gegevens binnen de federatie. U als drager blijft namelijk altijd eigenaar van uw gegevens.
- Uw gegevens schrappen: persoonsgegevens van een aangesloten lid worden geschrapt als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.
- Recht om uw toestemming in te trekken: een aangesloten lid heeft steeds het recht om een toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken met alle mogelijk daaraan verbonden gevolgen. Dit kan door een e-mail te sturen naar het algemeen secretariaat via secretariaat@pfv.be.

U kan zich, kosteloos en op verzoek, steeds verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Hiervoor dient de speler zich per e-mail te richten tot PFV via secretariaat@pfv.be.

Daarnaast kan een aangesloten speler volgende verzoeken ingeven:
- het e-mailadres wegnemen uit massamails;
- sportmagazine niet meer ontvangen;
- het emailadres verwijderen uit het ledensysteem;
- gsm-/telefoonnummer verwijderen uit het ledensysteem.
Hiervoor dient een speler zich per mail te richten tot PFV via secretariaat@pfv.be

Tevens kunt u bezwaar tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

8. Beheer en beveiliging

Leden

Om in het ledenprogramma informatie op te zoeken, dient men een gebruikersnaam en wachtwoord te hebben. Daarenboven dient de persoon in kwestie een bepaalde functie uit te oefenen. De papieren versies van de inschrijvingsformulieren worden in de club bewaard.

De PFV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo heeft de PFV bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens de PFV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- de PFV hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- de PFV test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
- de medewerkers van de PFV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Vrijwilligers

De persoonsgegevens van vrijwilligers worden verzameld aan de hand van een vrijwilligersovereenkomst. Deze papieren documenten worden op het algemeen secretariaat bewaard in een kast in een kantoor dat steeds gesloten wordt. Ook worden de gegevens bijgehouden in een Excel-document, indien toestemming. Enkel de voorzitter de PFV en de secretariaatsmedewerker hebben toegang tot het Excel-bestand.

9. Bewaartermijn

Leden

De PFV schrapt persoonsgegevens als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.

Vrijwilligers

PFV bewaart, mits toelating, de persoonsgegevens zodat de federatie de personen later opnieuw kunnen contacteren voor evenementen die later plaatsvinden. Ook kunnen, aan de hand van de verzamelde gegevens, rechtstreekse mails uitgezonden worden, mits toelating van bewaring van het e-mailadres.

Indien de vrijwilliger niet langer op de hoogte wil gebracht worden van toekomstige evenementen, mails wil ontvangen of niet meer wil dat de gegevens worden bewaard, kan hij/zij zich richten tot het algemeen secretariaat van de PFV via een e-mail naar secretariaat@pfv.be.

10. Wijziging Privacyverklaring

De PFV kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

11. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via mail naar secretariaat@pfv.be. Indien u een klacht wenst in te dienen kan u de werkwijze terugvinden in het Huishoudelijk Reglement van PFV.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

12. Contactpersonen

Reinold Borré, voorzitter PFV
Heidi De Poorter, secretariaatsmedewerker PFV
Tim Pennoit, medewerker PFV
  • Tui
  • Lotto
  • TUI
  • Lotto
  • TUI
  • Lotto
De Petanque Federatie Vlaanderen VZW heet u welkom.
Algemeen
Extra
Contacteer ons
Petanque Federatie Vlaanderen VZW
Zuiderlaan 13
9000 Gent (BE)
info@pfv.be
© 2012-2018 Petanque Federatie Vlaanderen VZW | Privacy
Produced by NetQue: E-Business Solutions